>> >> Vad ska du göra när dina möten alltid går för länge

Vad ska du göra när dina möten alltid går för länge

Anonim

Det viktigaste att hålla ett möte i tid är att ha en fastställd agenda. (IStockphoto)

Möten är en del av näringslivet. Om du är en mellanledare kan du faktiskt spendera så mycket som 35 procent av din tid i möten, och om du är i högre ledning kan det vara en hel del 50 procent. Tyvärr visar forskning att de flesta möten är faktiskt ineffektiva och lämnar anställda förvirrade och frustrerade.

Ett sätt att lindra den frustrationen är att hålla mötena i tidtabell. Detta kan dock ibland vara svårt att göra. Kanske blir du förvirrad eller du har svårt att hålla en grupp anställda under kontroll. Innan ditt nästa möte, överväga dessa idéer att hålla sig i tid och på rätt spår.

Skapa en agenda och håll den liten. En stor anledning till att möten går över är brist på en agenda. Om du inte förbereder dig för mötet kan du slösa bort mycket tid eller tänka på ett viktigt problem mot slutet av ditt möte och orsaka att det går över.

Tänk på följande när du planerar din dagordning:

  • Ditt huvudmål
  • Ordning av betydelse för dina pratpunkter
  • Hur mycket tid ska du tilldela för varje objekt

Att försöka passa för mycket material till ett möte är ett annat säkert sätt att springa över. Istället för att få många talande punkter till ett möte, planerar du att prata för bara hälften av den tilldelade tiden. Om du till exempel har planerat ett 45-minuters möte bestämmer du vilka två till tre saker på din agenda som du verkligen behöver diskutera med dina anställda, och vilka saker kan vänta tills nästa gång eller eventuellt lösas via e-post.

Om du täcker mindre objekt kommer du att tillåta tid för:

  • frågor
  • oro
  • Inmatning
  • avbrott

Har en "ingen elektronisk utrustning" politik. Ibland kan det hända att vissa människor måste delta i andra frågor under mötet. För att undvika detta, försök att implementera en "nej elektronisk utrustning" -policy.

För att göra det här, försök att säga något sådant i början av ditt möte: "Jag uppskattar att alla är här och jag vet hur värdefull din tid är. För att hålla oss alla på schemat idag vill jag uppmuntra alla att sätta sina enheter på tyst eller avstängd om möjligt. "

Självklart är det ibland oundvikligt att använda dessa enheter, men om du eller en anställd behöver ringa under ett möte, se till att de endast är för brådskande frågor. Detta kommer att uppmuntra engagemang, hålla ditt möte från långa perioder av tystnad som kan få det att springa länge.

Låt inte andra ta över. Om du låter någon annan ta över ditt möte kan det leda till att du kör över. När du planerar din dagordning bestämmer du hur mycket tid du har för kommentarer och frågor efter en pratpunkt. Här är några saker att titta på:

  • Om du har svårt att hålla reda på sektionerna i ditt möte, försök använda telefonens timer.
  • När du bestämmer vem du ska ge kommentarer eller frågor till, vet vilka anställda som brukar prata för mycket eller gå på tangenter. Försök att undvika att ge plats till de anställda.
  • Förord ​​frågor och kommentarer del av din dagordning genom att säga något som: "Idag har vi bara tid till två korta frågor eller kommentarer, men jag uppmanar er alla att skicka mig ett mail idag om din fråga inte är adresserad."

Börja i tid. Kanske anledningen till att dina möten går sent är att du börjar dem sen. Börja i tid, planera att anlända till mötesplatsen 15 minuter tidigt. Om du ger mötet borde du vara den första där.

Anländer tidigt ger dig tid att sätta upp, hälsa medarbetare och samla dina tankar. Börja i tid kommer att uppmuntra punktlighet och kommer också att säkerställa att du kan täcka dina pratpoäng i den tilldelade mötet.

Slutligen finns det en sista fråga som du bör överväga. Behöver du verkligen ett möte? Eftersom vi är så vana vid att delta i möten, är vi ibland vana vid ett möte för allting. Men det enklaste sättet att hålla ditt möte på mål är att helt enkelt hoppa över det! Bestäm vad dina mål för ditt kommande möte är. Fråga dig själv:

  • Skulle mina pratningspunkter verkligen behöva ett sittande möte?
  • Kallas mitt mål för allas inmatning eller bara några nyckelpersoner?
  • Kan jag lösa det här med ett e-postmeddelande istället?

Om alla tre av dessa frågor leder till att du inte behöver ha ett stort möte, har du sparat dina kollegor, och själv, en viss värdefull tid.

Bästa sjukvårdsjobb

# 1

Rang

Tandläkare

namn

# 2

Rang

Sjuksköterskautövare

namn

# 3

Rang

Läkarassistent

namn

# 4

Rang

Ortodontist

namn

# 5

Rang

Sjuksköterska bedövningsmedel

namn

# 6

Rang

Barnläkare

namn

# 7 (tien)

Rang

Obstetrician och Gynekolog (slips)

namn

# 7 (tien)

Rang

Oral och Maxillofacial Surgeon (slips)

namn

# 9

Rang

Ögonläkare

namn

# 10

Rang

Kirurg

namn

# 1

Tandläkare

# 2

Sjuksköterskautövare

# 3

Läkarassistent

# 4

Ortodontist

# 5

Sjuksköterska bedövningsmedel

# 6

Barnläkare

# 7 (tien)

Obstetrician och Gynekolog (slips)

# 7 (tien)

Oral och Maxillofacial Surgeon (slips)

# 9

Ögonläkare

# 10

Kirurg

Rang

namn